Per molto tempo ho avuto la sensazione di avere troppe cose in testa.
Lavoro, impegni, idee, cose da fare…
Non era una questione di tempo da dedicare a ognuna di queste cose. Il problema era che provavo a tenermi tutto in testa e finivo per dimenticare qualcosa e per non dare la giusta priorità alle cose da fare.
Era una questione di organizzazione della vita.
Svuotare la mente per organizzare la propria vita
Avete presente la sensazione di girare con le tasche dei pantaloni piene? Esci di casa al mattino, giri per tutto il giorno e ti riempi piano piano le tasche dei pantaloni: lo scontrino, il resto del supermercato, le chiavi dell’auto… torni a casa e che fai? Svuoti le tasche sul mobile all’ingresso, quasi come per liberarti dal peso della giornata.
Così mi sono detto:
“perché non farlo anche con il cervello?”
Tra lavoro e vita personale accumulavo decine di appuntamenti, scadenze, cose da fare e promemoria. E tenevo tutto in testa. Senza scrivere nulla, ma soprattutto non avevo un sistema organizzato per appuntarmi le cose in modo utile per usarle davvero in futuro.
Ho capito che il problema non era fare troppo.
Era non avere un sistema.
Perché molti sistemi di organizzazione personale non funzionano
Tutti abbiamo un telefono con un’agenda, ma poi la utilizziamo in futuro? Ci piace più la buona e vecchia carta, ma ci portiamo sempre con noi il nostro taccuino?
Questi sono alcuni degli ostacoli che mi sono trovato davanti.
Ho iniziato a studiare alcuni dei principali sistemi organizzativi, dal metodo PARA di Tiago Forte al Bullet Journal per avere non solo un’agenda ma anche un diario dove appuntare i miei pensieri. Ma come ogni cosa che viene standardizzato per tutti, arrivi al punto che trovi sempre qualcosa che stona nell’uso quotidiano.
Quello che ho constatato è che un sistema organizzativo deve rispondere a 3 requisiti fondamentali:
- Deve essere pratico da utilizzare sul momento
- Deve essere semplice da gestire
- Deve permettere di recuperare facilmente le informazioni nel futuro.
Innamorato della carta e affascinato dal Bullet Journal, ho capito presto che un sistema cartaceo non rispettava questi tre principi. In sostanza i principali ostacoli che ho riscontrato sono:
- Non ce l’ho sempre con me
- Spesso prendo appuntamenti al volo e poi mi dimentico di appuntarli
- Quando ho bisogno di qualcosa devo cercarlo tra le pagine o addirittura tra taccuini diversi
Così ho optato per il buon vecchio iPhone: sempre con me, tutto digitalizzato e indicizzato. L’unica sensazione che ho dovuto vincere è la scarsa personalità (se così possiamo definirla) dello strumento.
A volte dobbiamo adattarci anche noi al sistema che utilizziamo. Il segreto è questo: farlo nel modo meno impattante possibile. Se deve essere un problema in più da risolvere, allora scartiamolo.
Il sistema semplice che uso per organizzare la mia vita
Dire “uso lo smartphone” vuol dire tutto e non vuol dire nulla. Bisogna capire quali app utilizzare per rispettare i requisiti di semplicità, praticità d’uso sul momento e usabilità dei contenuti per il futuro.
Io vivo nell’ecosistema Apple da anni tra iPhone, iPad, MacBook e Mac. Quindi perché non utilizzare gli strumenti che già ho preinstallato, gratuiti e ben fatti? In questo modo ho tutto sincronizzato, ovunque io sia, con qualunque strumento stia lavorando.
- Calendario: agenda personale e lavorativa
- Note: appunti
- Promemoria: cose da fare
Il tutto organizzato secondo il metodo PARA che aiuta nella compartimentazione delle principali aree e progetti della mia vita.
Perché serve disciplina per organizzarsi davvero
Trovato lo strumento ora serve metodo e disciplina nel tenere in ordine tutto.
Man mano che utilizzavo questi strumenti, iniziavo ad appuntare sempre più cose. Ma le lasciavo lì per giorni. Ti ho già parlato del perché sono una persona pigra.
Quando tornavo a rivederle, trovavo:
- appunti senza senso
- eventi già passati
- occasioni perse
Quindi mi sono detto: “ok, serve ordine.”
E in pochi minuti ho risolto.
Tutto parte dalla sera: prima di tirare fuori la mia lettura serale passo in rassegna le note, gli appuntamenti e i promemoria presi durante il giorno. In questo modo posso sia tenere in ordine il tutto, sia selezionare cosa è davvero importante e cosa no. Qui avviene il vero tabula rasa mentale.
Il giorno dopo, durante la colazione, rivedo le cose da fare e agli appuntamenti della giornata.
La sera svuoto la mente. Al mattino la riempio solo di ciò che mi serve.
Perché la maggior parte delle persone non ha bisogno di più tempo.
Ha bisogno di meno cose da gestire e a cui pensare durante il giorno.
Post scriptum
In questo articolo ho voluto spiegare il perché e come ho trovato un sistema semplice che uso per organizzare la mia vita.
In futuro ti mostrerò nel concreto come lo uso ogni giorno.
